I volontari devono rigorosamente seguire le istruzioni operative che seguono:

• Il trattamento dei dati personali è consentito soltanto per lo svolgimento delle attività legate al progetto di Portineria di Comunità;
• I dati devono sempre essere esatti ed aggiornati, se non si ritiene che lo siano e non si ritiene di poter intervenire direttamente occorre segnalarlo prontamente al Titolare del trattamento o a altra persona da lui eventualmente indicata;
• Nell’accedere ai dati ed e ai documenti correlati, contenenti i dati personali, occorre rispettare i principi fondamentali sanciti dall’art. 5 del Regolamento, garantendo sempre la riservatezza degli stessi dati;
• Occorre rispettare ogni misura di sicurezza adottata dal Titolare, ivi incluso il rispetto delle procedure interne come non lasciare a disposizione di terzi non autorizzati ad accedervi o a prendervi visione o a altro trattamento;
• Durante i trattamenti, i documenti contenenti dati personali vanno mantenuti in modo tale da non essere alla portata di vista di persone non autorizzate;
• Non bisogna mai comunicare i dati personali trattati in ragione della propria attività all’esterno, salvo che tale comunicazione sia necessaria per l’esecuzione del proprio operato come volontario e che si sia certi che le persone esterne siano autorizzate a conoscere le informazioni; è vietata qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati, fatti salvi i casi esplicitamente previsti da norme di legge e di regolamento;
• Occorre comunicare al Titolare del Trattamento o a altra persona da lui eventualmente indicata qualunque notizia sia ritenuta rilevante con riferimento al trattamento dei dati personali, con particolare riguardo a eventuali violazioni di dati personali, o presunte tali, a perdite di dati o ad eventuali richieste dei soggetti interessati aventi ad oggetto l’esercizio dei loro diritti come previsti dal Regolamento (accesso, cancellazione, modifica, rettifica, ecc.);
• In caso di eventuali dubbi o notizie che si reputino rilevanti con riferimento al trattamento dei dati personali, occorre rivolgersi al Titolare o a altra persona da lui eventualmente indicata.